Para que uma empresa seja bem-sucedida, é importante que ela tenha uma estrutura administrativa eficiente e alinhada aos propósitos e objetivos do negócio. Mas como se consegue isso? Por meio do processo organizacional. É ele quem vai direcionar todas as ações para que as metas sejam alcançadas de forma consistente e contínua. E a Gestão Financeira deve estar grudada com este processo, pois os dois alinhados e trabalhando juntos irão conseguir um resultado muito mais positivo e consistente.
Podemos descrever processo organizacional como o grupo de funções administrativas que se dividem em cinco etapas:
- planejamento;
- direção;
- comunicação;
- controle;
- avaliação.
No esquema macro, que contempla a organização como um todo, a gestão financeira participa de várias fases, sobretudo no planejamento. Isso porque a gestão financeira tem como objetivo central o gerenciamento dos recursos da empresa.
Assim, ela é determinante para apontar quais são as limitações de recursos, oportunidades de investimentos e aferição de resultados obtidos. Todo negócio tem que gerar lucro para ser sustentável. Mas se não há uma boa gestão desses ganhos, como as operações serão financiadas?
É preciso, portanto, que a gestão financeira esteja alinhada e em um relacionamento bem sério com o processo organizacional. Sem ela, a empresa se expõe a riscos econômicos, como o de não obter (ou preservar) o capital de giro necessário para as operações do negócio, elevar o comprometimento com dívidas, desconhecer os produtos com melhores margens de contribuição e assim deixar de exaltar suas vendas, não ter claro seu breaking even (ponto de equilíbrio; onde o total de vendas é capaz de sanar a dívida do custo fixo da empresa mais seu custo variável gerando um lucro nulo), entre muitos outros dados de extrema importância.
Vale observar que as etapas do processo organizacional também devem estar presentes na organização do departamento responsável pela gestão financeira. Isto é, planejamento, direção, comunicação, controle e avaliação precisam ser pensados para cada setor. Por isso é tão importante conhecer essas etapas. Confira!
Planejamento
O planejamento é a esfera do processo organizacional que se preocupa em verificar a realidade atual da empresa, avaliar oportunidades a serem alcançadas, definir objetivos futuros, elaborar meios para alcance das metas e projetar ações de acordo com cenários distintos.
Na gestão financeira, o planejamento é diferente, porém é mais específico. Deve se preocupar com a análise da situação financeira, identificar melhores possibilidades para o investimento ou uso dos recursos econômicos, definir resultados a serem alcançados, avaliar como as metas podem ser concretizadas e prever como se deve agir em diferentes cenários. (Reforçando aqui que toda meta deve ser SMART; específica, Mensurável, Atingível e Temporal.)
Existem três níveis de planejamento:
- estratégico;
- tático;
- operacional.
Planejamento estratégico
O planejamento estratégico cuida das projeções de longo prazo. Ou seja, para um período superior a cinco anos. Por isso, é um planejamento menos detalhado, que indica perspectivas a serem buscadas, mas de forma mais flexível, pois há possibilidade de mudança de cenários. Aqui é muito importante o empresário fazer um exercício de como ele quer ser daqui a 15, 20, 30 anos. Digo isso não só no âmbito empresarial, mais de primeira valia em âmbito pessoal mesmo, suas conquistas e o ambiente em que vive, para assim transformar isso para o cenário empresarial tendo uma ligação direta com seu emocional. Com tudo isso conseguimos ligar a gestão financeira, onde uma pessoa se viu em um cenário aonde tinha mais conquistas, uma qualidade de vida melhor, independência financeira, ela terá que ter uma empresa que gere mais lucros, linkando isso com seu planejamento de investimentos futuros, como a expansão do negócio.
Planejamento tático
No planejamento tático, o foco é o médio prazo, compreendendo um período que vai de um a cinco anos. Ele é um desdobramento do planejamento estratégico e traça atividades que devem ser adotadas para levar a organização a atingir seus objetivos. Aqui também é importante ter um grau de flexibilidade para adaptação frente à mudança de cenários.
Seguindo o exemplo da expansão do negócio, a gestão financeira se preocuparia, nesse caso, com o controle financeiro, definição de investimentos e, principalmente, potencialização dos resultados por meio das operações da empresa. Lembrando que todos esses planos estão interligados ao cenário pessoal visto pelo empresário trazendo assim uma enorme ligação sentimental tendo mais chances do planejamento ser executado da forma mais eficiente possível.
Planejamento operacional
No curto prazo, dentro do período de um ano, vem o planejamento operacional, que tem como principal característica a definição do plano de ações propriamente dito. Ou seja, como os processos devem ser conduzidos no dia a dia da empresa para dar sustentação aos planejamentos táticos e estratégicos. Aqui, são envolvidos todos os colaboradores. Na gestão financeira, consiste na definição dos processos financeiros diários. Agora está é a parte mais difícil, pois é aonde surgem todos os obstáculos diários que já mais foi imaginado. E para que tudo seja seguido corretamente, a ligação com o planejamento a longo prazo tem uma enorme contribuição.
Direção
A execução dos processos estabelecidos no planejamento depende do papel da liderança, que deve orientar as equipes para o cumprimento das funções de acordo com o que foi definido. Em gestão financeira, isso pressupõe o comando e a supervisão dos procedimentos que, em geral, são complexos, pois envolvem registros, cálculos e controles financeiros.
Comunicação
Comunicar é ação essencial em todos os momentos. A interlocução transparente e objetiva favorece a execução dos trabalhos e o alcance dos objetivos.
Controle
O controle deve se preocupar com a verificação dos processos, com a intenção de avaliar se eles estão sendo executados conforme o que foi planejado. Assim, é possível adotar medidas de correção de forma preventiva, evitando a ocorrência de erros, retrabalhos ou desvio de propósitos.
Avaliação
A avaliação concentra a mensuração dos resultados. Para isso, é importante que desde o planejamento haja clareza quanto aos indicadores que devem ser adotados. Além disso, para fazer uma análise de resultados eficiente é preciso ter o registro de todos os dados necessários à apuração. Avaliar é uma etapa fundamental no processo organizacional, pois é ela quem vai indicar se o planejamento e os processos definidos geram retorno para o negócio.
Com tudo isso entendemos a importância da relação da gestão financeira com o processo organizacional e de todo o propósito da empresa. Lembrando que cada funcionário tem seu propósito e seu planejamento futuro pessoal, e que, se a empresa quiser colaboradores focados em realmente dar o melhor de si, deve interligar tudo isso, mostrando que a empresa esta colaborando para seu plano de futuro.
