Quando você pensou em atender em um consultório próprio e conquistar seus próprios pacientes, dificilmente tinha em mente todo o trabalho financeiro necessário para manter as contas em dia e a clínica ativa.
Não ter o controle financeiro, ou ainda, não saber dizer nem mesmo qual é o principal custo da clínica é algo bastante recorrente na gestão de clínicas, e muito arriscado. Conhecer os seus custos é o primeiro passo para uma boa gestão financeira.
Pensando nessas dificuldades e buscando te ajudar a ter uma excelente gestão na sua clínica, comentamos neste artigo sobre o capital de giro da clínica, o que é, como fazer e como esse controle é importante para entender a saúde financeira da sua clínica.
O que é Capital de Giro?
Capital de Giro é a quantidade de recursos financeiros exigidos para o funcionamento do seu negócio. Em outras palavras, quanto dinheiro você precisa possuir, mês a mês, para garantir a continuidade das operações da sua clínica, evitando sua falência.
Que recursos financeiros seriam esses? São todas as contas recorrentes e gastos da clínica, que estão diretamente relacionados às atividades realizadas nela e que fazem as operações “girarem”. Ou seja, o mínimo que a sua clínica exige para pagar os custos fixos e assim continuar funcionando.
Como funciona na prática? Se você está montando o consultório, ou o volume de pacientes ainda não é tão alto para garantir o equilíbrio das contas, é o controle minucioso dos gastos e do capital de giro que garantirá o funcionamento do consultório durante esse período.
Como calcular a Necessidade de Capital de Giro (NCG) de sua clínica?
A Necessidade de Capital de Giro (NCG) é o valor mínimo que uma empresa precisa ter de dinheiro em seu caixa para garantir que sua operação (compra, produção e venda de produtos ou serviços) não pare por falta de recursos.
Para saber como calcular a necessidade de Capital de Giro (NCG) de uma empresa, o primeiro passo é conhecer bem os Prazos Médios de Pagamento e Recebimento:
- Prazos Médios de Pagamento: é o tempo entre a data da compra e o pagamento efetivo ao fornecedor. Por exemplo, se sua empresa compra matérias-primas e paga seu fornecedor em duas vezes (1+1), seu prazo médio de pagamento vai ser de 50% a vista e 50% em 30 dias;
- Prazos Médios de Recebimento: é o tempo entre a venda e o efetivo recebimento do dinheiro. Por exemplo, se sua empresa vende parcelado em 3x sem entrada, seu prazo médio de recebimento vai ser de 33% em 30 dias, 33% em 60 dias e 34% em 90 dias.
Fórmula do NCG.
NCG = Prazos Médios de Recebimento – Prazos Médios de Pagamento
Ou seja, se os Prazos Médios de Pagamento que a empresa tem com seus fornecedores for maior que os Prazos Médios de Recebimento que dá a seus clientes, provavelmente não terá grande necessidade de Capital de Giro (NCG). É o que chamamos de “empresa financiada pelos clientes” ou também Necessidade de Capital de Giro Positiva.
Já se a situação for oposta, com os Prazos Médios de Recebimento maiores que os Prazos Médios de Pagamento, então a empresa estará pagando seus fornecedores antes de receber de seus clientes, e precisará então de um maior volume de Capital de Giro, seja com capital próprio (aportado pelos sócios e investidores) ou de terceiros (bancos ou outras fontes de financiamento).
Por que ter Capital de Giro?
O capital de giro é o que mantém o consultório preparado para desafios e imprevistos que possam ocorrer, seja na economia do país ou até mesmo na área da saúde. Por ter um fundo de reserva, você consegue se planejar e decidir qual o próximo passo que pode ser dado para manter sua clínica ativa.
Seja qual for o empreendimento, é preciso ter alguma segurança quanto aos valores que serão necessários para manter o seu negócio ativo. Conhecer o seu capital de giro te assegura que tudo vai ficar dentro do planejado e que as necessidades serão supridas, por isso é essencial que se tenha o total controle financeiro da clínica.
Outra boa razão para se conhecer a realidade financeira do seu negócio é que, caso você esteja abrindo seu consultório, estes valores devem começar a “correr” e, como não se sabe com certeza qual será o retorno financeiro, o capital de giro serve como “um índice de segurança”. Isto é, uma reserva para bancar as despesas fixas por um período, até que a entrada de valores cubram esses custos.
Os riscos do mau controle do capital de giro.
O mau controle do capital de giro da sua clínica, seja por falta de planejamento financeiro ou por pouca rigidez no controle das suas movimentações financeiras, pode deixar a sua clínica no vermelho.
A principal consequência disso é a necessidade do empréstimo bancário para cobrir as dívidas que surgirão devido ao mau gerenciamento. Isso pode trazer ainda mais vulnerabilidade à sua clínica, porque você estará sujeito aos juros e imposições dos bancos para o empréstimo.
Além disso, ter um capital de giro negativo não necessariamente é um sinal de má administração. O que você deve ficar atento é a frequência com que esse cenário de alerta se repete. Se essa frequência for alta, você provavelmente terá que fazer uma reavaliação completa do seus cálculos e despesas para entender o que pode estar consumindo seu capital, como um aluguel muito caro, por exemplo.
Como gerenciar o Capital de Giro no consultório?
O capital de giro tem estreita relação com a gestão financeira da clínica, já que encontra-se também em forma de estoque, caixa da clínica e nas contas a receber. E o primeiro passo para exercer esse gerenciamento, e ter o controle de todas essas fontes de receitas, é por meio do fluxo de caixa.
Ter o fluxo de caixa organizado, atualizado diariamente e bem gerenciado, te permite emitir relatórios financeiros, que por sua vez, contribuem para você entender melhor o funcionamento da clínica, quais são os procedimentos mais realizados etc. Por fim, te traz mais clareza sobre a lucratividade da clínica e te ajuda a tomar decisões certas para o seu negócio.
A partir desses relatórios financeiros, você é capaz de enxergar se determinado convênio médico tem sido lucrativo ou não, por exemplo. Ou ainda, se a receita gerada no mês foi suficiente para pagar as contas fixas, entre outras métricas.
Os benefícios de uma boa gestão financeira.
Os benefícios adquiridos por causa de uma boa gestão financeira são inúmeros. Especificamente no capital de giro, você é capaz de entender a situação da sua clínica, como estão os gastos, o que precisa ser melhorado para que seu planejamento financeiro dure todo o tempo estimado e, assim, você precise recorrer cada vez menos às suas reservas quando as coisas não saem como o esperado.
Por exemplo, se a clínica vem apresentando um capital de giro negativo, existem algumas atitudes que podem ser tomadas para você identificar o problema e elaborar uma solução.
Algumas dessas atitudes seriam:
- Avaliar e reduzir gastos;
- Negociar o prazo de pagamentos de contas e pró-labore;
- Estabelecer uma data máxima para receber pagamentos dos pacientes.
Todas essas atitudes estão intimamente relacionadas ao conhecimento do caixa da sua clínica e das movimentações financeiras necessárias. Ou seja, você será capaz de identificar mais facilmente a origem dos seus problemas.
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